SELOSTE

Tietosuojalain (1050/2018) mukainen informointi henkilötietojen käsittelystä

1. Henkilötietoja käsittelevä organisaatio

Ahlmanin koulun Säätiö sr

Hallilantie 24

33820 Tampere

E-mail: [email protected]

2. Tietosuojasta vastaavat henkilöt

Petteri Kauranen

Puh. 050 995 0090

[email protected]

Terhi Kihlström

Puh. 043 824 2774

[email protected]

3. Miksi keräämme henkilötietoja ja mihin niitä käytämme

Henkilötietoja käytetään Ahlmanin ammatti- ja aikuisopiston sekä Oriveden opiston koulutustoiminnan suunnitteluun, markkinointiin, hallinnointiin, toteutukseen, kehittämiseen, raportointiin ja tilastointiin, opiskelija-asiakkaiden opintojen ja tutkintojen suorittamisen henkilökohtaistamiseen, arviointiin, todistusten laadintaan sekä asiakassuhteiden hallinnointiin. Tiedot kerätään, niitä käsitellään ja ne arkistoidaan opiskelijahallintajärjestelmä MultiPrimukseen.

Henkilötietoja luovutetaan säännösten niin vaatiessa:

• KOSKI-järjestelmään
• Kansaneläkelaitokselle
• Eläketurvakeskukselle
• Opetushallitukselle -> Opintopolku -järjestelmään
• Tilastokeskukselle
• Työvoimaviranomaisille
• Koulutusrahastolle
• Vakuutusyhtiöille
• Toisille koulutuksen järjestäjille, mikäli tämä on tarpeen opiskelijan tutkinnon osien tai tutkinnon suorittamiseksi.

4. Mitä tietoja tarvitsemme

Opiskelijahallintajärjestelmään kirjautuu opiskelijan hakuvaiheessa hänen itsensä antamat tiedot. Opiskelun alkaessa opiskelija käy HOKS-keskustelun (ammatillinen opiskelija) tai HOPS-keskustelun (vapaan sivistystyön opiskelija), jonka pohjalta opiskeluhallintajärjestelmään kirjautuvat opiskelijan henkilökohtaistamiseen liittyvät tiedot (Valtioneuvoston asetus ammatillisesta koulutuksesta 673/2017, laki vapaasta sivistystyöstä 632/1998). Opiskelujen aikana opiskelijan arviointitiedot kirjataan opiskelijahallintajärjestelmään, jonka pohjalta opiskelijalle laaditaan todistus suoritetuista opinnoista. Näitä todistuksia ovat tutkintotodistus, osatutkintotodistus, kansanopistotodistus, todistus suoritetuista opinnoista tai osallistumistodistus.

5. Miten tietoja säilytetään ja milloin ne arkistoidaan

Tulosteet ja arkistoitavat paperit säilytetään organisaation arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti suojatuissa tiloissa. Tietojärjestelmään tallennetut tiedot on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.  Koulutuksen tai kurssin loputtua, opiskelijan henkilötiedot siirtyvät kuuden kuukauden kuluessa opiskelijahallintojärjestelmän arkistorekisteriin. Arkistorekisterissä henkilötietoja säilytetään arkistonmuodostus-suunnitelman mukaisesti.

6. Kuka voi käsitellä henkilötietoja

Oppilaitoksen henkilökunta käsittelee henkilötietoja omien työtehtäviensä mukaisesti. Henkilötietojen käsittely perustuu opiskelijahallintajärjestelmän tietoihin. Tiedostot ovat käytettävissä vain henkilöillä, joilla on niihin käyttöoikeudet. Käyttöoikeutta on rajoitettu määrittelemällä käyttöoikeudet käyttäjäryhmän ja henkilökäyttäjän oikeuksilla.

Käyttäjäryhmiä ovat:

• Hallinnon suunnittelijat (täydet oikeudet)
• Hallinto- ja tukipalveluhenkilöt
• Opettajat
• Opiskeluhuoltoryhmän henkilöt (psykologi ja kuraattori)

Lisäksi henkilötietoja voivat käsitellä Ahlmanin sivutoimiset tuntiopettajat henkilötietolain sallimissa rajoissa.

8. Henkilötietojen tarkastaminen

Henkilötietolain 26§:n mukaisesti jokaisella on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja opiskelijahallintajärjestelmään on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen:

Ahlman / Tietosuojavastaava

Hallilantie 24

33280 Tampere

Vaihtoehtoisesti voit esittää pyynnön sähköpostilla [email protected]